Como 20% do seu tempo pode fazer 80% de diferença no seu dia

Difícil é encontrar alguém que não possua um dia a dia corrido, com listas de tarefas longas a executar. Como descobrir quais dessas demandas realmente são importantes?

Relação de causa e efeito

Na expectativa, esperamos que a relação de causa e efeito seja 1:1. Ou seja, tudo que fazemos trará um resultado na mesma proporção.

Imagem retirada do livro A Revolução 80/20 – O Poder da Escolha – Richard Koch

Porém, na realidade, você já deve ter notado que a relação entre trabalho e resultado não é equilibrada e que não necessariamente a maior parte do trabalho gera a maior parte dos resultados. Ou seja, há um grande desequilíbrio entre causas e resultados. E é exatamente em cima dessa conclusão que o Princípio de Pareto é aplicado.

Imagem retirada do livro A Revolução 80/20 – O Poder da Escolha – Richard Koch

O Princípio de Pareto

Você já ouviu falar do “Princípio de Pareto”? Ele é um estudo matemático e econômico que prevê que 80% dos efeitos acontecem a partir de 20% das causas. Por isso, esse princípio também é conhecido como “Regra 80/20” e mostra a relação entre esforço e recompensa para saber usar o tempo com mais inteligência.

Algumas aplicações da Regra 80/20:
- 20% dos produtos/serviços são responsáveis por 80% do faturamento.
- 20% dos colaboradores são responsáveis por 80% dos resultados.

A regra foi percebida pelo consultor de negócios Joseph Moses Juran ao estudar as pesquisas do economista Vilfredo Pareto (que leva o nome do princípio como homenagem). Pareto mostrou em seu estudo que 80% dos terrenos italianos pertenciam a 20% da população. Juran, então, descobriu que a regra poderia ser aplicada em inúmeros outros aspectos. Quando usada no dia a dia, a regra de Pareto mostra uma maneira eficaz de melhorar o nosso desempenho.

Utilizando a regra 80/20

O princípio é muito utilizado por empreendedores de sucesso como ferramenta de gestão de tarefas, dessa maneira, eles conseguem identificar o que mais importa, escolhendo quais as atividades trarão mais retorno e focando nelas.

“O Princípio 80/20 afirma que uma pequena minoria de causas conduz a uma grande maioria de resultados. Sendo assim, se soubermos quais resultados desejamos, podemos procurar um modo superprodutivo de chegar a eles. A proporção 80/20 assegura que sempre exista um meio de atingir esse objetivo. Fazer mais com menos sempre é possível, basta identificar os 20% de ouro: as pessoas, os métodos, os recursos que são extremamente criativos e produtivos”. (Livro A Revolução 80/20 – O Poder da Escolha – Richard Koch)

Por isso, se você pretende aplicar a técnica no seu dia de trabalho, a ideia é que você comece examinando seus processos e identifique quais partes dele são ineficientes. Dessa maneira, você saberá para quais atividades deve redirecionar seus esforços para ter mais resultados.

Em seu livro “A Revolução 80/20”, Richard Koch explica que muitas das nossas atitudes absorvem boa parte da nossa energia, porém são mais nocivas do que úteis. Um bom exemplo são as preocupações. Ou você pode agir para que o que está te preocupando não aconteça ou você não tem o que fazer e deve apenas aceitar a situação. De qualquer maneira, em ambas situações, a preocupação é inútil.

Por exemplo, aplicando no seu dia a dia, você pode descobrir que perde muito tempo nos inícios dos projetos, quando gasta muitos momentos para pensar e refletir sobre cada erro que pode cometer. Tendo isso em mente, pode se conscientizar e se policiar para parar de pensar em possíveis falhas e agir para que elas não aconteçam.

O que fazer com os outros 80% do tempo?

Aí muitas pessoas podem se questionar: “Utilizando os 20% do dia para as atividades principais, os outros 80% devem ser esquecidos?” Claro que não! O Princípio de Pareto é uma estratégia para otimizar seu tempo, detectando atividades desnecessárias, que devem ser eliminadas. Mas isso não quer dizer que 80% das tarefas devem ser suprimidas. Focar demais em afazeres que geram grandes retornos momentâneos pode dificultar sua evolução e comprometer resultados a longo prazo. Por isso, equilibre o dia a dia e reajuste a estratégia conforme for necessário.

Lembre-se: a energia e o tempo diário são limitados. Por isso, escolha bem quais são as práticas que trarão mais retornos e foque nelas. Mas não esqueça que todo seu tempo é importante, por isso, tenha certeza que 100% dele será bem utilizado 😉